Поиск в системе

О ЧЕМ РЕЧЬ Сегодняшний материал будет интересен представителям финансовых подразделений и представителям производства. Впрочем, отговаривать от чтения всех остальных точно не буду. Поговорим о том – как корректно выстроить связку систем финансового и оперативного учета на производстве продуктов питания. Начнем с того, что автоматизированные системы финансового учета (как минимум бухгалтерского) есть почти на всех предприятиях. А в последнее время конкуренция на рыке производителей продуктов питания заставляет активно заниматься внедрением автоматизированных систем оперативного учета для получения более широкого спектра данных и принятия оперативных управленческих решений. И вот тут возникает вопрос – каким образом организовать и автоматизировать контур оперативного учета? Вести все в одной базе и расширять финансовый контур до детальности оперативного? Разделить их так, чтобы оперативные данные велись в одном контуре, а в финансовый только транслировались необходимые аналитики? Вести их в одной базе или в разных? Сегодня мы поделимся своим опытом и подходами к решению этой задачи. ПРИЧИНЫ РАЗДЕЛЕНИЯ СИСТЕМ Мы на практике решали задачу и путем расширения финансового учета до требований детального учета на производство в единой информационной системе, и выполняли проекты, где контуры оперативного и финансового учета были реализованы в отдельных базах. Дело в том, что финансовый и оперативный учет ведутся для разных целей и обладают принципиально разными свойствами, хотя и основываются на одних исходных данных. В свете этого важно решить один из ключевых вопросов – вопрос границы оперативного и финансового учета и момента перехода данных из одной системы в другую. В итоге мы остановились на том, что наиболее экологичное решение – разделять контуры оперативного и финансового учета (и лучше их делать в разных базах). 3 основные причины почему нам видится разделение данных задач на разные подсистемы: Финансовый учет ведется, как правило на основании бухгалтерских документов и с задержкой на 5-20 дней. В то время как для принятия оперативных решений часто надо обладать информацией практически в режиме реального времени. Системы оперативного учета подстроены под производственные процессы предприятия и изменяются существенно реже нашего «шального» законодательства, поэтому и останавливать систему MES-учета для получения очередного обновления регламентированной отчетности – задача, не несущая никакого профицита для бизнеса. Режим работы MES-систем должен быть организован 24/7, и, соответственно, нельзя останавливаться, когда идут долгие регламентные процедуры (например, по расчету себестоимости) так необходимые для финансовых служб предприятия. Реализация проектов, где финансовый контур детализировался до оперативного приводил к тому, что финансовый учет существенно усложнялся. Наш опыт реализации проектов оперативного учета привел нас к следующим правилам интеграции подсистем финансового и оперативного учета: Необходимо сворачивать аналитики учета до требуемых для экономического анализа // Каждому объекту финансовой подсистемы должно быть поставлено в соответствие несколько объектов оперативной подсистемы. Эта связь должна быть использована в дальнейшем при автоматическом формировании документов финансового учета на основании оперативных документов. Упрощайте схемы движения материальных потоков для формирования себестоимости // Для финансового учета не нужно учитывать все возможные места возникновения затрат и рабочие центры, достаточно взять минимальный объем для получения целевой схемы учета затрат. // Например, когда с точки зрения оперативного учета подразделения детализированы с точностью до производственных участков и цеховой кладовой при них, а в финансовой подсистеме все эти подразделения являются единым подразделением. В этом случае перемещения ТМЦ между участками, а также между участками и цеховой кладовой не попадут в финансовый учет. В финансовом учете будут отражены только агрегированные данные о приходе ТМЦ на подотчет цеху и об отпуске ТМЦ из цеховой кладовой . Определяйте единые точки ввода для справочной информации // Для каждого справочника (подразделения, продукция, номенклатурные группы и т.д.) надо определить систему, в которой элементы справочника будут первично рождаться. Это позволит избежать захламления справочников «дублями». Откажитесь от счетов учета и прочих «бухгалтерских штучек» в системе оперативного учета // Непонятные для оперативных работников реквизиты документов могут вводить их в ступор и тормозить скорость работы людей в системе. Такие вещи должны настраиваться для автоматического обмена в рамках интеграции подсистем. При этом надо сохранять возможность ручной корректировки в системе финансового учета (например, счетов учета и статей затрат). Увеличивайте периоды обмена подсистем, но не забывайте про минимальную потребность обеспечения финансового учета первичными данными. // Такой подход позволит уменьшить нагрузку на систему оперативного учета и увеличить ее производительность. Таким образом, труд финансово-экономических служб существенно упростится, если использовать механизм автоматического формирования финансовых данных на основании оперативных. При таком взаимодействии все технические и экономические службы предприятия получают достоверные и структурированные данные обо всех производственных процессах в режиме реального времени в виде сформированных сводных отчетов в виде таблиц и графических образов. Еще один момент, на который надо обратить внимание – на каком месте в общей информационной системе предприятия данные должны перетекать из одной системы в другую. Любой документ, отражающий оперативную деятельность в системе – это факт передачи ответственности (в т.ч. материальной). Поэтому важно понять – в каком месте будет происходить фиксация факта передачи этой ответственности. Рассмотрим это на примере операции выпуска готовой продукции на склад. Причем сразу оговоримся, что данная операция подразумевает под собой 2 факта: Отражение выпускающим/передающим подразделением факта выпуска/передачи. Подтверждение принимающим подразделением факта его получения в полном объеме. Варианты реализации этих операций следующие: Данные операции можно отражать в системе оперативном учете целиком и затем транслировать в систему финансового учета. В данном случае мы имеем проблему в работе приемщика в 2-х системах, так как факт отгрузки будет фиксироваться уже в системе финансового учета. Можно отражать первую операцию в системе оперативного учета, а подтверждение факта приемки в системе финансового учета. В данном случае придется поддерживать двухстороннюю интеграцию, либо формирование каких-то сводных отчетов из 2-х систем для того чтобы удостовериться в единообразии данных. С точки зрения упрощения работы пользователей второй вариант более удобен, но он требует более грамотного технического подхода и более трудоемок в реализации. Если у вас есть возможность, то лучше склонятся именно к нему. ПЛЮСЫ И МИНУСЫ РАЗДЕЛЕНИЯ КОНТУРОВ УЧЕТА Плюсы a. Уменьшение ручной обработки данных службами финансового учета, т.к. документы уже в том или ином виде приходят к ним в рамках учетной системы. b. Возможность передать в систему финансового учета с любой степенью детализации (не меньшей чем в оперативном учете). И, соответственно, с такой же степенью детализации возможно посчитать себестоимость готовой продукции. c. При желании можно получать оперативные финансовые показатели, основанные на оперативной деятельности (например, ежедневная себестоимость партий готовой продукции). d. Теоретически, жизнь оперативного и финансового учета в одной системе возможна, но вам придется мириться со всем проблемами, обозначенными выше: регулярные обновления информационной системы, недоступность в связи с выполнением регламентных процедур, и дополнительно ваш финансовый учет будет вестись с той же степенью детализации что и оперативный. Оно вам надо? 2. Минусы a. Любая интеграция (в данном случае подсистем учета) требует затрат на реализацию и поддержку корректной работы. b. Кроме самой интеграции надо задуматься об инструментах, которые подтверждают правильность ее работы (напр. разработать стыковочные отчеты). c. Если есть потребность в корректировке данных, то надо делать их в месте первичного возникновения (при повторном обмене информацией скорректированные не в том месте данные могут затереться и породить хаос). В завершение Это наш подход к решению задачи интеграции оперативной системы и системы финансового учета, который показывает свою работоспособность у клиентов. Главное на что хочется обратить внимание в конце, что если вы планируете развивать детальность своей системы учета от финансовой до оперативной, то система оперативного учета – это не расширенная система финансового учета. Это отдельная система для данных, которую лучше реализовывать на разных контурах и в разных базах.